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2009年7月30日 (木)

学会のプログラム作成作業を始めて思ったこと

 10月に三重大学で開催される第69回日本昆虫学会大会のプログラム作成の担当になり、その作業をしている。先週一杯で申し込みを締め切ったので、作業に入ったのは今週になってからだ。実際に作業を始めてからわかったのだが、主催者側の意図が参加者(=申込者)になかなか伝わらないのをひしひしと実感している。
 参加申し込みのウェブサイトには講演要旨用のひな形ファイルが準備されているので、それに従って講演要旨を作成すればいいのだが、大変理解しにくいことに、それをわざわざ自分勝手に変えてしまっている人がいる。それも少数ではなく、登録された講演要旨の半数近くはひな形の原型を留めていない。ひな形ファイルは、講演要旨集を作成するのに都合が良いように作られているわけだから、そこのところが理解されても良いと思うのだが、全く理解されているとは思えない人が半数近くいるわけだ。
 中には、講演を申し込んでいるのに講演要旨を登録していなかったり、講演要旨に演題や発表者名が書かれていなかったり、驚くべきことに、ひな形ファイルがそのまま講演要旨として登録されていたものもあった。
 こういう人たちには連絡をとって、講演要旨ファイルを送ってもらうようにしているのだが、1日以上経っても返事の無い人もいる。
 このほかにも、講演要旨の差し替えを依頼してくる人もいたりするし、面倒なことこの上ない。
 それにしても、大変困ったことだ。明日は週末なので、電話をかけまくって催促することになるかも知れない。

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コメント

 今年の昆虫学会は行けそうにもないです…実は入会もしていないのですが。
 今年は仕事が忙しすぎる上に出張が滅茶苦茶多いせいか、旅費が足りません。来週は埼玉とつくば、再来週は安芸津と八戸、とあっちいったりこっちいたりですgawk

 しかし、「原形をとどめていない」が半数は多すぎますねえ。ちょっと理解できない。普通に打ち込むだけで良いのに。
 ひな形ファイルがそのまま登録されていたのはうっかりでしょうが…そんなうっかりをするくらいの重要度でしかないのですかねぇthink

投稿: まーしゃる | 2009年7月30日 (木) 23時34分

まーしゃるさん、お忙しいようですね。
 素直にひな形ファイルにそのまま書き込めば良いのに、何で色々いじるのか、理解に苦しみます。
 この点については、印刷屋さんがちゃんと直してくれることになっているようですが。

投稿: Ohrwurm | 2009年7月31日 (金) 06時58分

大変お疲れ様です、
そのような状況だとは驚きました。昆虫学会の会員は前時代的な人が多いのでしょうか。
ところでウェブ登録には不親切なところもあると思います。ひな形については、登録の最後の最後に出されても戸惑う人が多いはずです。学会のHPや大会案内であらかじめひな形をダウンロードできるようにしていただければと思いました。もちろんOhrwurmさんの責任ではありませんが、おかしな登録内容の一因である気がします。

投稿: 丸山宗利 | 2009年7月31日 (金) 08時55分

丸山さん、コメントありがとうございました。
 ウェブでの登録は、やってみないと勝手がわからないところもありますので、ちょっと不安になるときもありますね。やってみるとそれほどでもなかったと思うのですが、始めるときには、ぼくも不安がいっぱいでした。
 講演要旨のひな形ファイルの置き場所は、確かにわかりにくかったと思います。今回使用しているシステムでは、そうせざるをえなかったのかもしれません。講演要旨は事前に準備しようと思えば準備できますので、ひな形ファイルだけでも、もっとわかりやすい別の場所にも置いておいたほうが良かったと思います。これは、来年の山形大会を運営するメンバーへの引き継ぎ事項としておきたいと思います。ご指摘に感謝いたします。

投稿: Ohrwurm | 2009年7月31日 (金) 20時53分

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